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  "在知识经济中,成功属于那些善于自我管理的人。"
  --现代管理学之父彼得·德鲁克
  一个高效能人士应具备先进的管理理念及方法,《成功自我管理的29个工具》选取当前29个最实用、常用的自我管理工具,涉及时间管理、目标管理、计划管理、压力管理、思维创新等,帮助你成为高效能人士!

内容简介

  企业为什么总是出现这样那样的问题,不是效率不高就是质量不稳,不是员工不敬业就是执行不到位……其实,制约企业发展的最大因素是缺乏高素质的管理者和员工,没有高素质的员工,战略、愿景、执行、细节等就是水中花、雾中月。
  管理的职能也不再停留于原先的计划、控制、组织和协调,管理最终会从关注工作到关注人的整个人生,从人事管理走向自我管理。要提高管理者和员工素质就一定要落实到自我管理,企业要成功必须推行自我管理。
  《成功自我管理的29个工具》从一个高效能人士应具备的能力、素质出发,汲取近年来管理学、领导学、成功学等领域的先进管理理念和方法,遴选了29个最实用、常用的自我管理工具,涉及时间管理、目标管理、计划管理、压力管理、思维创新、高效沟通、职业规划等。作者用轻松简洁的语言对这些工具进行系统阐述,内容简练实用,辅以丰富的图表,并通过“应用范例”和“同步练习”,帮助读者即学即用,学以致用,在最短的时间内成为自我管理高手,具有很强的实用性和可操作性。

精彩书评

“在知识经济中,成功属于那些善于自我管理的人。”
——现代管理学之父彼得·德鲁克

目录

01时间管理
--要事第一
工具1:用“四象限原理”规划时间
工具2:用“80/20法则”分配时间
工具3:用“ABC控制法”使用时间

02目标管理
--确定一个清晰而明确的目标
工具4:用“SMART”法确定目标
工具5:用“目标多杈树法”分解目标
工具6:用“6W3H”法分析细化目标

03计划管理
--凡事都善始善终
工具7:用“PDCA工作循环”实施计划
工具8:标准化管理
工具9:有效计划法

04压力管理
--适度最好
工具10:正确评估自己的压力水平
工具11:压力管理曲线

05思维创新
--是可以训练出来的
工具12:鱼刺因果图
工具13:SWOT分析法
工具14:“5个为什么”分析法
工具15:橄榄球定律
工具16:“6顶帽子”思维法

06员工管理
--效果最重要
工具17:根据意愿与能力对员工分类
工具18:马斯洛的需求激励模式
工具19:权衡效率与效果
工具20:情境领导模型

07高效沟通
--只需一颗真诚的心
工具21:反馈的“JOHARI视窗”
工具22:沟通反思环
工具23:如何避免沟通中出现的问题

08职业规划
--某个选择形成某种命运
工具24:用“剥洋葱法”设定职业目标
工具25:认真做好职业生涯规划
工具26:理清自己的愿景
工具27:理清自己的使命

09团队学习
--超出个人视角来分析问题
工具28:头脑风暴法
工具29:深度对话

精彩书摘

第一章时间管理——要事第一
成功的人只会有少量非常重要且需立即处理的紧急事件,他们把焦点放在重要但不紧急的事项上。工具1:用“四象限原理”规划时间
究竟什么对我们最重要
时间给予每个人的都是能计算的固定的量,用一秒少一秒,因此,我们常说“人生苦短”。在人短暂的一生中,更多的时间不得不花在睡、吃、行等不直接产生价值的活动中,如:你不得不花三分之一时间用于睡眠;你不得不吃饭,用餐时间加起来也得几年工夫;行走、旅行又是几年;再加上平时娱乐、节假日休息、哄小孩、侍奉老人,加起来也得几年工夫。如果从有限的寿命中减去这些时间,那我们用于有效工作的时间能有多少呢?
时间不等人,逝者如斯夫!但是,时间可以被支配和管理。不同的人在相同的时间长度和环境下,其效能相差很大,这就说明,时间可以被更好地管理。通过对时间的管理,可以提高单位时间的效率,做更多的事,做更重要的事。高效率地做事,也就等于相对延长了生命长度。
早在1968年,美国麻省理工学院一位研究人员对时间的利用问题进行了一次大规模的调查研究。他先后调查了美国的3000名职业经理人,从中发现,凡是成功的经理都能做到两点:一是限定自己的工作范围,不把手伸得过长,把职责内的工作尽量做好;二是合理安排时间,使时间的浪费减少到最低限度。
每个人每天有太多的事情要处理:响个不停的电话,接待客户来访,没完没了的会议,朋友聚会,照顾家里老人、孩子等等。就像一首“忙人的告白”小诗中写的,“每件事好像都很重要”,“每件事都做让我们非常忙碌”,于是,每天起早贪黑,废寝忘食,忙忙碌碌,挤去了家庭生活和休闲活动的时间,仍觉得“时间不够,忙不过来”。这些看似急迫的事好像很重要,但实际上,正是没有掌握时间管理和高效能工作方法的表现。
时间管理是指在同样的时间消耗情况下,为提高时间的利用率和有效性而进行的控制工作。通过对时间管理,可以克服时间浪费,使你的行动效率和效果最大化。
实践也表明,那些高效能人士都具有强烈的时间观念和极强的事业心和成就欲,对时间有极强的紧迫感,他们能自觉、科学地管理好自己的时间。
哈佛管理百科《成功自我管理的29个工具》中把“管理时间”作为是不是成熟的管理者的9项条件之一。
著名管理学家德鲁克在总结有效的管理者应具备的要素时,提出5项要求,其中第一项就是有关时间管理的,他说:“有效的管理者要知道他们的时间应花在什么地方。他们所能控制的时间是有限的,他们必须学会系统地工作,才能充分利用有限的时间资源。”德鲁克还大声疾呼:“时间是最为稀少的资源。除非时间被妥善管理,否则,任何其他事物皆无法被妥善管理。”可见,时间的管理是否得当足以影响一个人事业的成败以及对社会贡献的大小。
你的时间值多少钱
罗伯行?列文教授在《时间地图》一书里指出:“当钟表时间支配一切时,时间就成了有价值的商品。钟表时间观的文化,将现实中的时间视为一成不变、直线式,而且是可以衡量测定的。诚如弗兰克林曾经提出的忠告,‘要切记:时间就是金钱。’”
我们的古人也以“一寸光阴一寸金”来形容时间的珍贵,时间究竟有多贵?以一个人一年的收入为准,不同年薪的人1小时或1分钟价值不同。时间是有价的,时间也是无价的,因为,时间是无法用金钱来衡量的,因为它无法蓄积、无法替代、不能失而复得。正因为如此,古人说“寸金难买寸光阴”;也正因为如此,我们要学会对时间进行管理。那些高效能人士通过对时间的高效管理,在相同的时间内比别人创造更高的效益。
时间管理的四个象限
时间被用在日常工作和生活中,管理时间要着眼于工作。要知道,所有的工作不是同等紧急、同等重要的,我们可以按事情的紧急程度和重要程度对工作进行分类:
第一类是按工作紧急程度的不同。有些工作特别紧急,刻不容缓,需优先处理。而有些工作是不太紧急或不紧急的,可以另行安排时间去做。显然,优先顺序原则就是紧急的在前,不紧急的在后。因此,在工作中要集中精力和时间将紧急工作做好,不太紧急或根本就不紧急的工作可暂时放下,如果你是一个管理者,可以授权、委托他人去做。
第二类是按工作重要程度来划分。对于重要的工作要花费较多的时间和精力去做,对于不太重要或不重要的工作不必去做,或只花费很少时间去做。显然,优先顺序原则就是重要的在前,不重要的在后。因此,在工作中要集中精力和时间将重要工作做好,不太重要或根本就不重要的工作可不做,或授权、委托他人去做。
如何确定工作的重要性与紧迫性呢?可以参考下面列出的指导性内容:
重要的——必须完成的,如果不完成,就会有严重影响。
不重要的——如果不完成,不会有严重影响。
紧迫性很高——今天工作的要点,不能拖延。
没什么紧迫性——什么时候做都可以,不会有严重影响。
事实上,在实际工作中,所有的工作都既有紧急程度的不同,同时也有重要程度的不同。那么,如何决定优先顺序,就要看这两个维度:
优先顺序=重要性×紧迫性
根据这两个维度,我们可以将工作分成四类:
第一类:紧急又重要的工作(位于第Ⅰ象限)
第二类:重要但不紧急的工作(位于第Ⅱ象限)
第三类:紧急但不重要的工作(位于第Ⅲ象限)
第四类:不紧急也不重要的工作(位于第Ⅳ象限)
四象限原理四象限原理解析
第Ⅰ象限:紧急又重要的事项
“紧急”是必须马上做的事项,“重要”是对公司、部门或者个人有重大影响的事项。在工作和生活中,有不少是既紧急又重要的事项,比如:处理客户抱怨或投诉;老总要你在明天早上10点钟以前提交一份报告;你的父亲病重住院;房贷马上到期,你还没有准备好——这类事情紧急而重要,你必须放下手头的事情尽快把它们处理好,否则将影响你正常的工作或生活。如果是因为你的拖延而使事情变得紧急,就得不偿失,或使你更加被动。
紧急又重要的事是最重要的事情,而且是当务之急,有的是实现事业和目标的关键环节,有的则和生活息息相关,它们比其他任何一件事情都值得优先去做。只有这些事情都得到合理、有效的解决,你才有可能顺利地进行别的工作。
第Ⅱ象限:重要但不紧急的事项
工作中有许多重要但不紧急的事项,这类事情不是最急迫的,但是关系到你的长远发展。有的与你的理想有关,有的与你的工作或学习的长期规划有关。比如:专业技能培训,你一直想写的文章,你一直想开始的健身计划,你想做的年度健康检查,你想读的几《成功自我管理的29个工具》,制订奖金提成及发放措施,起草合作意向书等,都是非常重要的,但是可以拖延一定时间。
重要的事项一般有较充足的时间安排,都是可以在一定的时间内完成的,但是如果每天忙于琐碎的、次要的事,而将重要的事项搁置、推迟,则这一象限的事项就变得既重要又紧急,成了第Ⅰ象限的工作了。对这些事情处理的好坏,从一定角度反映了一个人对人生、工作目标及进程的判断能力。因为,这些事情是生活中经常会遇到的重要而又不是必须立即完成的事情。
第Ⅲ象限:紧急但不重要的事项
每个人都会遇到很紧急而且需要立刻采取行动的事,如:正在忙于处理很重要或在计划之内的事情,一位朋友打来电话,不聊又找不到适当的借口,于是你就与他聊了起来,因此花掉了你宝贵的半个小时,耽误了你应该做或想做的事情。类似的情况还有:为下属解决问题,上司找你了解工作,下属不停地请示工作让你做决定,会议讨论,客人来访等。
这些事情,较紧急但不重要,应列入次优先的事项中。如果没有安排优先次序,可能会把一些紧急的事项也当成了重要的事项来处理,颠倒了主次。一般人的习惯是按照事情的“紧急程度”决定行事的优先次序,而不是首先衡量事情的“重要程度”。如果每天把80%的时间和精力都花在了“紧迫的事”上,无疑会导致效能的降低。
要想有效地解决这个问题,可以兼顾紧急与重要程度,把每日待处理的事项区分为以下3个层次:
今天“必须”做的事(即最为紧迫的事)。
今天“应该”做的事(即有点紧迫的事)。
今天“可以”做的事(即不紧迫的事)。
在多数情况下,愈是重要的事愈不紧迫。比如长远目标的规划等,但是,如果让看似“紧急”的事把这些不紧迫但重要的事无限期地延迟了,这不是成功人士的做法。成功人士做要事,而不是做急事。
第Ⅳ象限:不紧急也不重要的事项
既不紧急也不重要的事项,可做、可不做。在生活中,我们会遇到很多这样的事情——不需要及时处理,甚至不需要处理。比如,买一件新衣裳。如果把精力放在这些事情上面,无疑是浪费时间。
你的时间花到哪里去了
在工作和生活中,你能分清每件事情所处的象限吗?你把大部分时间花费在哪个象限了呢?
如果是Ⅰ,说明你总是忙于应付那些无穷无尽的紧急事,被这些事弄得焦头烂额、狼狈不堪。你始终忙忙碌碌,却效率低下。
如果是Ⅱ,说明你有着“做要事而不是急事”的良好习惯,这正是成功人士的思考方式和行为模式——把时间用在重要的事情上。这些事情虽不紧急,但它却决定了未来的发展、受教育程度、工作业绩等。有了这个良好的习惯,你会始终保持良好的状态。
如果是Ⅲ,说明你的工作自主性与效率都不高。你盲目地追随繁杂的事务,而不考虑它对你是否有益。你会发现自己的时间紧紧束缚在别人的议事日程上。如果不努力改变,你的生活和工作都将陷入被动局面。
如果是Ⅳ,说明你是一个很情绪化的人,大量的时间花在毫无价值的事情上面,既没有工作效率,也没有工作效能,长期下去,难成大业。
你想做普通人还是成功人士
人的精力与时间都是有限的,能否高效的分配、使用好自己的精力与时间,是普通人与成功人士的分水岭。普通的人一般把主要的时间与精力放在紧急但不重要的第三象限,成功人士的主要时间与精力则在重要但不紧急的第二象限。如下图所示:
普通人的时间安排
成功人士的时间安排
没有高效使用好自己的精力与时间,会产生什么结果呢?下面以图示的方式说明:
偏重的结果要事第一
曾担任美国国务卿的基辛格博士,将其以往担任哈佛大学教授与后来做总统顾问的职务互相对照时,说过这么一段话:“以前,我经常按我认为合理的方式去处理问题,就某件事情一直工作到完为止。后来,我明白必须把许多问题放在优先次序中,并希望优先做那些重要的事。”
美国纽泽西标准石油公司一位前董事长也说过这样的话:“你所做的,是以你认为的顺序为依据,先办重要的事情。”
要想高效使用好自己的精力与时间,首先要合理地将自己的工作按紧急和重要程度划分到不同的象限中,遵从重要性优先的原则,将大部分时间和精力用于先完成重要而不紧急的事项即属于第Ⅱ象限的工作。
需要注意的是,许多第Ⅰ象限的工作,实际上也是由于没有及时处理第Ⅱ象限工作而产生的,要注意纠正。
不要把重要的事项最后都推到第Ⅰ象限,也不要整天集中精力在第Ⅲ象限上,去做一些看上去非常紧急却不那么重要的事情。要做好第Ⅰ象限的工作,但不要太多,留出一定时间处理紧急事项而不是陷在紧急事务中。注意区分第Ⅰ、第Ⅲ象限,确实紧急且重要还是只是紧急,不要被紧急的假象所迷惑。
根据第Ⅱ象限的工作制订计划,把80%的时间用于做第Ⅱ象限的工作,20%的时间做其他象限的工作。
根据四象限的原则安排工作、完成任务时,一定要遵从重要性优先的原则,合理地将自己的工作和事情划分到不同的象限中,先完成重要而不紧急的事项即属于第Ⅱ象限的工作。
应用范例
在做销售的王经理的一天中,主要工作有看报告、接电话、辅导下属工作、与财务经理谈销售费用的预算、审阅下属的市场调研报告、向营销总监汇报工作、帮助下属解决困难、与人事经理谈某下属的奖金问题、接顾客投诉电话并进行处理、老总召见、撰写招聘计划、准备销售人员的财务预算报告等。
这一天,王经理必须提交预算费用报告和向营销总监汇报工作。其实预算费用的工作,财务总监一周前就让他准备了,只是他推迟到了今天,成了紧急和重要的事项。而向营销总监汇报工作是一项定期的工作,且这一报告直接影响到某一产品的设计和生产、销售等问题,由于没有引起足够的重视而准备不充分,王经理在这一天必须集中时间和精力准备费用预算报告和汇报材料。
我们来看一看王经理一天工作中处于第1象限的事项:提交预算费用的报告和向营销总监汇报工作,由于这两项工作重要且有时间限制,必须今天完成。
撰写招聘计划是销售经理的重要工作,但还不是特别紧急,可以稍微往后推一下,但不能使之成为紧急事项,在一周时间内应起草招聘计划、拟定招聘原则,给予下属必要的工作辅导。因此,撰写招聘计划属于第Ⅱ象限工作事项。
其他一些例行性的工作事项、或者下属能够完成的一些报告、事务性工作等,是一些不重要而看似紧急的事项,可以交由下属完成或者放在次要的位置上去处理。按照优先顺序原则,这些工作应为第Ⅲ象限工作事项。
第Ⅳ象限则是王经理自己散漫和逃避的活动,或是其他一些琐碎的事项。
卓有成效的管理者懂得,要使用好他的时间,他首先必须要知道自己的时间实际上是怎样花掉的。
——彼得?德鲁克
工具2:用“80/20法则”分配时间
80/20法则的启示
80/20法则是意大利经济学家帕雷托提出的,他认为:原因和结果、投入和产出、努力和报酬之间本来存在着无法解释的不平衡,一般情形下,产出或报酬是由少数的原因、投入和努力产生的,若以数学方式测量这个不平衡,得到的基准线是一个80/20关系——结果、产出或报酬的80%取决于20%的原因、投入或努力。举例说明:
80%的销售额是源自20%的顾客;
80%的电话是来自20%的朋友;
80%的总产量来自20%的产品;
80%的财富集中在20%的人手中;
20%的人口与20%的疾病,会消耗80%的医疗资源
……
帕雷托认为:在任何特定群体中,只要能控制具有重要性的少数因子,即能控制全局。这个原理经过多年的演化,已变成当今管理学界所熟知的“80/20”原理——即80%的价值是来自20%的因子,其余20%的价值则来自80%的因子。
“80/20”原理对时间管理的一个重要启示便是:在我们所做的努力中,通常有80%的收获,来自于20%的时间付出;另外80%的时间付出,则只带来20%的结果。
如何让时间发挥出最大价值
我们每个人每天都有24小时,86400秒,一分不多,一秒不少,不能提前预支,也不能过期补上,惟一能做的就是把眼前的一分一秒高效地利用好,让它发挥最大的价值。
对一个职业人士来说,工作时间内的每一分钟都是有价值的。职位越高的人,公司花在他身上的工资、福利和职务费用越高,他的时间价值也就越大,相应的时间管理责任也就越重大。只有做好时间管理,工作效率才会提高,你的价值才能得到体现或放大。
抓住生命中的大石块
一天,一位教授为商学院的学生上时间管理课。他说:“这一课大家不用记笔记,只要跟着我做一个小实验就行了。”说完,他拿出一个大口的玻璃瓶子放在了桌子上。
之后,他从桌子底下取出一袋鸡蛋大小的石块,一块一块地把它们放进玻璃瓶里,直到瓶子放不下为止。这时,教授问道:“瓶子满了吗?”学生齐声回答:“满了。”教授又问:“真的满了吗?”说着,他又从桌子底下取出一袋小石子,并分几次将它们倒进了瓶子里。教授问:“现在满了吗?”有的说:“满了。”有的说:“还没有满。”
教授又从桌子底下拿出一袋沙子,缓缓地倒进了瓶子里,直到沙子溢满瓶口。教授问:“现在满了吗?”有的说:“满了。”有的说:“还没有满。”这时,教授又从桌子底下拿出了一瓶水倒了进去,直到水溢了出来。
教授开始提问:“这个实验说明了什么道理?”
有的说:“说明时间像海绵,只要你肯挤它,就能挤出来。”有的说:“在有限的生命里,只要我们努力就可以做很多事情。”大家七嘴八舌地议论起来。
教授最后总结道:“刚才同学们说的都有一定道理,但却不是我们今天做这次实验的真正目的。我做这个实验是想告诉大家,我们有限的生命就像这个瓶子,它只能放进去有限的东西。如果我们不把生命和工作中最重要的事情——这些大石块先放进去,那么,你的一生可能就会浪费在一些毫无意义的琐碎事情上,让小石块充满自己的生命空间,这是多么悲哀啊!”
有学生问:“老师,什么是生命中的大石块呢?”教授回答:“比如你的价值观、目标、健康、学习、家庭等,这些都是大石块,你们要优先考虑并把它们放在最重要的位置。”
一般情况下,人们习惯先做喜欢做的事,然后再做不喜欢做的事;或先做熟悉的事,然后再做不熟悉的事,很显然,这些都不符合高效工作方法的要求。
“80/20法则”给我们的一个重要启示便是:避免将时间花在琐碎的不产生最大效能和价值的多数问题上,因为就算你花了80%的时间,你也只能取得20%的成效。应该将时间花在重要的少数问题上,因为解决这些重要的少数问题,你只需花20%的时间,即可取得80%的成效。
美国企业家威廉?穆尔在为格利登公司销售油漆时,头一个月仅挣了160美元。他仔细分析了自己的销售图表,发现80%的收益都来自20%的客户,但是他却对所有的客户花费同样的时间。于是,他要求把他最不活跃的36个客户重新分派给其他销售员,而自己则把精力集中到最有希望的客户上。不久,他一个月就赚到了1000美元。穆尔从未放弃这一原则,这使他最终成为了凯利-穆尔油漆公司的主席。
每个人的时间与精力都是有限的,有时,时间比金钱更显珍贵,但并不是每一件事都是重要的,都值得全力以赴。要想在相同的时间内做出不凡的业绩,就必须按事情的重要性有重点地去分配时间和精力。
重点做20%重要性是80%的工作
把80/20法则用于时间管理,那么,20%的工作占整个工作80%的价值,而其他80%的工作占整个工作20%的价值。因此,我们要有重点地分配、使用自己的时间,集中80%的精力做20%的工作,投入其他20%精力做另外80%的工作,先做20%重要性是80%的工作,比如:会见占销售量80%的20%的客户,批阅占80%信息量的20%的文件,听取20%下属80%的建议,出席起80%作用的20%的会议。
如果一天的工作有10件事要完成,依据80/20的原则,其中只有2件事是需要集中你80%的精力和时间完成的,完成这些工作,你就可以取得80%的价值,也就是最大的价值,所以你要认真地挑选价值80%的2件事情去做。而其他的8件事可以慢慢去做,或授权、委托他人去做,或另作安排,或暂时不做,因为这8项工作所取得的价值,远远低于你所挑选出的2个项目的价值。
因此,在你的工作或生活中,要把一些相对重要的项目挑选出来,专注于那些能产生80%效益的20%关键(核心)工作,对次要任务少花时间精力,忽略其他较低价值的工作或项目,专心致志地去完成高价值的项目。而不是花80%的时间只创造20%的生产力,把时间都浪费在不必要的地方。
……

前言/序言

  这是一本讲自我管理的,对每一位职场人士、公务员以及大学生进行职业化培训和教育的好书,是每个人在日常生活和实际工作中不可或缺的工具书。
  企业为什么总是出现这样那样的问题,不是效率不高就是质量不稳,不是员工不敬业就是执行不到位……其实,制约企业发展的最大因素是缺乏高素质的管理者和员工,没有高素质的员工,企业的战略、愿景、执行、细节等就是镜中花、水中月。
  管理的职能不能再停留于原先的计划、控制、组织、协调,管理最终会从关注工作到关注人的整个人生,从人事管理走向自我管理。要提高管理者和员工的素质就一定要落实到自我管理,企业要成功必须推行自我管理。
  《成功自我管理的29个工具》一书从一个高效能人士应具备的能力、素质出发,汲取近年来管理学、领导学、成功学先进的管理理念和方法,遴选了29个最实用、最常用的自我管理工具。《成功自我管理的29个工具》内容涉及时间管理、目标管理、思维创新、职业规划、潜能
  开发、员工管理、高效沟通、团队学习等,以最简单、实用、涵盖面最广的方式阐述了自我管理常用的工具和方法,帮助读者管理自己的生活和工作,提升自己的能力与素质。
  此书一改过去枯燥的说教与灌输,让读者主动接受、思考、领悟,可操作性强,通过即学即用、实践练习,将一些看似复杂的理论变为自己实实在在的能力,把已经过实践证明成功的、先进的理念与方法融入自己的日常生活和工作之中,使自己在生活、情感、智力方面达到更高层次。
  书中对每个工具的具体内容进行了精辟阐述,同时,有针对性地设计了“同步练习”,帮助读者即学即用,学以致用。对一些不易掌握的工具给出了“应用范例”,帮助读者理解和运用。
  笔者用轻松简洁的语言对这些工具进行系统阐述,书中图表丰富明晰,易于读者理解和运用,内容丰厚实用,具有指导意义和学习、实践价值。
  书中纰漏之处在所难免,希望得到您的指正,并就该书的内容及对这些内容和方法的运用进行进一步的交流、探讨。
  作者


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