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编辑推荐

  《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》是“学以致用系列丛书”的全新升级版,其具有如下明显的特色。
  讲解上——实用为先,语言精练
  外观上——单双混排,全程图解
  结构上——布局科学,学习+提升同步进行
  信息上——栏目丰富,延展学习

内容简介

  《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》共分为12章。第1~5章介绍Excel基础操作,第6~8章介绍Excel数据计算、分析和管理,第9章介绍Excel数据的高级分析,第10章介绍Excel与Word数据共享和协同办公,第11~12章对人事档案管理系统和员工酬薪管理系统综合案例进行了完整创建。此外,《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》各章还穿插了丰富的栏目板块,如小绝招、长知识和给你支招等,提高读者的实战操作能力。
  《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》内容系统全面,案例实用,适用于想快速掌握Excel并使用Excel进行商务办公的行政与人事工作的用户,同时还适合不同层次的办公人员、文秘、财务人员和国家公务员等。此外,《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》也适合各类家庭用户和社会培训学员使用,或作为各大中专院校及各类电脑培训机构的教程使用。

作者简介

  智云科技,是国内一家专门从事计算机和办公相关技术和资讯研究的团队,该团队由数位具有多年大学或培训班计算机教育经验的资深教师和作者组成,在计算机基础应用、电脑安全与维护、Office软件、图形图像软件等方面有着丰富的教学经验、使用经验和写作经验。图书出版经验丰富,曾出版著作上百部,在市场上获得了良好的口碑。

目录

Chapter01开启高效办公前需先了解学习目标
1.1Excel的应用领域有哪些2
1.2Excel经历了哪些版本3
1.3细说Excel三大组成部分6
1.4定制符合个人习惯的操作环境7
1.4.1 默认布局不顺手怎么办7
1.4.2 说说隐藏屏幕提示信息8
1.4.3 把隐藏的功能“揪”出来8
1.4.4 将常用功能单独放置9
给你支招
固定显示常用文件10
预览要打开文件的效果11
设置整个工作簿显示的选项12
Chapter02Excel办公入门操作
2.1创建员工档案表14
2.1.1 快速创建空白工作簿14
2.1.2 工作表的基本操作14
2.2完善工资表16
2.2.1 普通文本的输入17
2.2.2 有规律数据的输入17
2.2.3 输入超过11位的数字数据18
2.2.4 多个单元格输入相同内容19
2.2.5 输入本列已有内容20
2.3编辑员工考勤表20
2.3.1 常规的查找和替换21
2.3.2 查找和替换的高级选项22
2.3.3 数据的移动和复制23
给你支招
怎样为工作簿设置打开密码24
让工作簿只能看不能改25
Chapter03高效办公的必会技巧
3.1 编辑员工注册信息28
3.1.1 从文本文档导入数据28
3.1.2 使用分列功能拆分数据30
3.1.3 快速改变数据类型31
3.2完善社保缴纳记录32
3.2.1 同时操作多张工作表32
3.2.2 同列中不能输入相同数据33
3.2.3 限制数据的输入选项34
3.2.4 控制单元格数据的长度35
3.2.5 输入非法值的错误提示36
3.3文件管理中的跳转37
3.3.1 利用超链接打开指定文件夹38
3.3.2 在不同工作表间的跳转38
3.3.3 用超链接打开文件39
3.3.4 为超链接设置屏幕提示40
给你支招
直接获取网页上的数据到工作表41
为有规律的文件批量创建超链接42
让超链接文本字体不发生改变43
Chapter04表格编辑第一步:格式化
4.1用主题美化员工月度工资表46
4.1.1 直接应用主题效果46
4.1.2 自定义主题46
4.2用表格样式美化办公用品领用登记表48
4.2.1 为单元格区域套用表格样式49
4.2.2 设置表格样式的显示效果49
4.2.3 自定义表格样式51
4.3用单元格样式美化加班统计表53
4.3.1 套用单元格样式53
4.3.2 自定义单元格样式53
4.3.3 数字格式也能美化表格55
4.3.4 用底纹突出单元格数据58
4.4面试成绩表的动态美化59
4.4.1 显示数值最大的前3项59
4.4.2 强调表格中的重复数据60
4.4.3 用数据条展示数据大小61
4.4.4 用图标集展示数据61
4.4.5 巧用规则实现隔行样式62
给你支招
在自定义格式中加入条件判断64
判断单个单元格后设置一行的格式65
Chapter05让表格更丰富:对象的使用
5.1制作公司组织结构图68
5.1.1 插入SmartArt对象68
5.1.2 添加和删除形状69
5.1.3 更改图示布局70
5.1.4 SmartArt图形的简单美化71
5.2手工绘制招聘流程图72
5.2.1 绘制招聘流程图基本形状72
5.2.2 在形状中添加文字73
5.2.3 形状的复制和修改74
5.2.4 排列和连接形状75
5.2.5 在自定义图示中添加说明77
5.2.6 自选图形的简单美化78
5.3制作招聘广告79
5.3.1 在表格中插入并编辑图片79
5.3.2 创建艺术字标题81
5.3.3 设置三维效果艺术字82
5.3.4 用形状装饰广告84
给你支招
如何修改形状85
怎样将图片裁剪为任意形状86
Chapter06数据的处理:公式与函数
6.1写在使用公式函数之前88
6.1.1 公式让数据计算成为可能88
6.1.2 函数让数据计算更简单90
6.1.3 函数嵌套让数据计算更智能92
6.1.4 单元格名称让公式更直观94
6.2人事档案中的自动计算99
6.2.1 自动生成记录编号99
6.2.2 根据身份证号填写性别101
6.2.3 用身份证号提取员工生日103
6.2.4 根据身份证号填写员工年龄106
6.2.5 计算员工当前工龄109
6.3月度工资中的自动计算110
6.3.1 计算考勤扣除金额110
6.3.2 根据职务查询基本工资113
6.3.3 根据销售业绩计算提成工资115
6.3.4 计算实发工资117
6.3.5 制作工资条122
6.4考勤管理表中的自动统计124
6.4.1 自动计算迟到时间124
6.4.2 根据考勤数据填写考勤统计表126
6.4.3 判断是否全勤128
6.4.4 汇总考勤情况131
6.5员工参保情况统计中的自动计算133
6.5.1 个人缴纳社保金额133
6.5.2 计算员工社保缴费基数134
给你支招
快速进行加减乘除的计算136
巧妙隐藏公式/函数137
Chapter07数据的图形化分析:图表
7.1学历结构分析更适合用图表140
7.1.1 创建饼图140
7.1.2 更改图表类型140
7.1.3 为图表添加一个适合的标题141
7.1.4 调整图表的大小142
7.1.5 移动图表的位置144
7.1.6 使用图表样式美化图表145
7.2工作进度管理也适合用图表148
7.2.1 创建条形图148
7.2.2 手动调整数据源148
7.2.3 设置坐标轴格式150
7.2.4 设置数据系列填充效果152
7.3员工工作能力分析可用动态图表158
7.3.1 利用数据验证控制分类158
7.3.2 根据分类生成有效数据源160
7.3.3 根据动态数据源创建图表162
7.3.4 简单美化图表163
7.3.5 添加动态文本框166
7.3.6 组合对象168
给你支招
如何制作半圆饼图168
给你支招|如何使用控件控制图表显示169
Chapter08数据管理进阶:排序与分类汇总
8.1管理和分析考核成绩表172
8.1.1 最快速且简单的排序方法172
8.1.2 按行进行排序172
8.1.3 按单元格颜色进行排序174
8.1.4 多条件排序175
8.1.5 自定义排序序列176
8.2从人事档案表中选出需要数据178
8.2.1 进入数据筛选状态就是要快178
8.2.2 靠前数据能快速筛选出来179
8.2.3 按日期也能筛选180
8.2.4 满足多个条件也能筛选181
8.2.5 自定义多条件筛选182
8.2.6 使用自动筛选删除空行183
8.2.7 按颜色进行筛选185
8.3 汇总查看面试情况186
8.3.1 快速创建分类汇总186
8.3.2 多个汇总字段的分类汇总187
8.3.3 多个汇总方式的分类汇总189
8.3.4 将汇总数据分页显示191
8.3.5 显示汇总部分数据193
给你支招
如何巧妙恢复到排序之前的顺序194
在多条件的高级筛选中如何使用模糊
匹配195
Chapter09数据的高级分析:透视功能
9.1 在工资表中使用数据透视表198
9.1.1 创建数据透视表198
9.1.2 设置数据透视表布局199
9.1.3 设置数据透视表格式201
9.2 完善工资表中的数据透视表203
9.2.1 隐藏和显示明细数据203
9.2.2 更改数据透视表的汇总方式206
9.2.3 使用计算字段206
9.2.4 移动数据透视表208
9.3 切片器在人事档案中的筛选功能209
9.3.1 在数据透视表中创建切片器209
9.3.2 设置切片器的格式210
9.3.3 多个报表中实现切片器共享211
9.4 使用数据透视图分析工作统计表212
9.4.1 创建数据透视图212
9.4.2 更改数据透视图图表类型214
9.4.3 使用筛选功能改变图表数据215
给你支招
如何修改添加的计算字段内容216
这样自定义数据透视表样式217
Chapter10这样才更高效:协同办公
10.1 人事档案在Excel和Access中共享220
10.1.1 从Access中获取数据220
10.1.2 将Excel数据导入Access221
10.2 多人共享项目监听复核表224
10.2.1 在局域网中共享工作簿224
10.2.2 按用户权限设置编辑区域227
10.2.3 在修订模式下操作工作簿230
10.2.4 处理其他人的修订数据231
10.2.5 新建批注232
10.2.6 查看批注234
10.2.7 删除批注235
10.3 Excel与Word协作打印工资条236
10.3.1 在Word中插入Excel表格236
10.3.2 使用邮件合并添加数据238
10.3.3 预览和打印工资条241
给你支招
如何让局域网用户查找到共享工作簿并
进行操作243
设置密码保护共享工作簿244
Chapter11人事档案管理系统
11.1 案例制作效果和思路248
11.2 制作招聘流程图249
11.2.1 创建流程图标题249
11.2.2 制作流程模块251
11.2.3 添加流程引导线253
11.2.4 完善招聘流程图255
11.3 制作面试通知单257
11.3.1 制作通知单表头257
11.3.2 制作通知单主体部分258
11.4 制作面试评分表261
11.4.1 制作评分表的结构261
11.4.2 设置评分表的样式262
11.4.3 使用符号标识的重要性263
11.4.4 自动计算总分和评定263
11.5 制作员工登记表264
11.5.1 自动生成临时编号264
11.5.2 提供部门选项266
11.5.3 设置身份证号的有效输入266
11.6 制作员工工作证267
11.6.1 制作工作证样式267
11.6.2 使用文本框完善对象270
11.7 案例制作总结和答疑271
给你支招
让流程图真正以图片方式显示272
如何控制“总分”单元格显示为空白272
Chapter12员工薪酬管理系统
12.1 案例制作效果和思路274
12.2 完善员工基本档案表275
12.2.1 使用函数进行信息完善275
12.2.2 对信息档案数据进行排序276
12.2.3 对人力结构进行分析277
12.3 制作考勤统计表279
12.3.1 统计考勤数据279
12.3.2 计算考勤扣除数据281
12.4 制作加班记录表282
12.4.1 计算加班时长282
12.4.2 用批注说明时长计算规则284
12.4.3 累计加班时长285
12.4.4 使用名称参与计算287
12.5 制作薪酬数据表288
12.5.1 调用工资相关数据288
12.5.2 整体工资对比分析289
12.5.3 员工个体薪酬结构分析293
12.6 制作和打印工资条296
12.6.1 制作工资条296
12.6.2 打印工资条297
12.7 案例制作总结和答疑298
给你支招
数组函数的特殊性298
规避数据项不出现的情况299

精彩书摘

Chapter01开启高效办公前需先了解学习目标

学习目标

办公是每个办公人员都会的技能,但能否高效地办公就不是每个办公人员都会的了。同样的工作,某个人可能只需要一两个小时就能完成,但有些人却要一两天才能做完,这就是办公是否高效的问题了。Excel是Office办公软件系列中人们使用最多的一个组件,要想使用Excel进行高效办公,必须要了解本章的这些内容。

本章要点

 Excel的应用领域有哪些

 Excel经历了哪些版本

 细说Excel三大组成部分

 默认布局不顺手怎么办

 说说隐藏屏幕提示信息

 把隐藏的功能“揪”出来

 将常用功能单独放置

知识要点学习时间学习难度

Excel经历了哪些版本10分钟★

细说Excel三大组成部分10分钟★

定制符合个人习惯的操作环境20分钟★★

1.1Excel的应用领域有哪些

阿智:小白,你知道Excel可以用在哪些领域吗?

小白:Excel嘛,不就是用来记录数据吗?还能做其他的事?

阿智:Excel的功能其实是非常强大的,它可以用在好多领域,帮助人们快速完成数据的记录、计算和管理等。现在我就给你简单介绍一下它最常应用的领域吧。

Excel的基本功能就是数据的记录、计算和分析,在实际生活中,它被广泛应用于日常数据记录、财务数据处理、企业开支预算、行政人事管理等诸多领域。

日常数据记录

Excel在日常数据记录中的应用表现为可记录大型企业每日每人的工作数据和日常销售数据,如图1-1所示;也可用于个人记录自己的每日工作安排等。

图1-1

财务数据处理

财务数据的处理对于大多数人来说都是很复杂的,但Excel强大的计算功能可以让财务数据分析、计算和处理都变得非常简单。如

图1-2所示为年度财务报表。

图1-2

企业开支预算

企业开支是一笔非常庞大的数据,使用Excel可以将各项开支预算清晰明确地列举出来,然后借助Excel分析工具轻松进行分析。如图1-3所示,这是费用预算表。

图1-3

行政人事管理

Excel在行政人事管理中的应用也非常广泛,大到整个人事系统的管理,小到员工各种信息的记录,都可以使用Excel来完成。如

图1-4所示,这是员工考勤信息记录表。

图1-4

1.2Excel经历了哪些版本

阿智:你知道现在人们正在使用的Excel都有哪些版本吗?

小白:这个怎么会不知道呢,不都是Excel2010吗?

阿智:不是的。Excel从出现到现在经历的版本可多了,但就目前而言,大多数人正在使用的,可能就只剩下Excel2003、Excel2007、Excel2010和Excel2013了。

随着人们对数据处理功能的要求不断增加,Excel也一直在更新它的版本。就目前最常见的4个版本而言,虽然它们的功能不断增加,但在基本使用方法上还是大同小异的。

Excel2003

Excel2003是目前保留的最古老、最经典的一个版本,其使用的是大多数Windows应用程序使用的菜单式界面,功能一目了然,其主界面如图1-5所示。

图1-5

Excel2007

Excel2007是继Excel2003后的第一个改进版本,其在界面上作了很大的改变,将大多数命令按钮放到了功能区选项卡中,主要命令则位于单击Office按钮弹出的菜单视图中,其主界面如图1-6所示。

图1-6

Excel2010

Excel2010是对Excel2007的再次改进,它沿用了Excel2007的选项卡式界面,但将某些重要功能放置到了“Background”视图中,其主界面如图1-7所示。

图1-7

Excel2013

Excel2013是对Excel2010的再次改进,其界面棱角更加突出,也更注重网络协同办公,与Microsoft账户完美结合,同时增加了触摸模式,更适合带触摸屏的系统,其主界面如图1-8

所示。

图1-8

1.3细说Excel三大组成部分

阿智:你知道Excel的三大组成部分吗?

小白:Excel不就是由一个一个格子组成的吗?

阿智:你看到的一个一个格子,只是Excel三大组成部分的其中一部分——单元格。从使用Excel的层面上来说,除单元格外,还有工作簿和工作表两大组成部分。

工作簿、工作表和单元格是应用层面上的Excel的三大组成部分,它们之间存在着包含与被包含的关系,即工作簿是由一个或多个工作表组成的,而每个工作表又是由固定行列数的单元格组成的,如图1-9所示。

图1-9

工作簿

工作簿是Excel文件,用于保存工作表中的所有数据,是工作表的集合。每个工作簿中至少要包含一张工作表,可容纳的工作表上限与使用的版本有关。

工作表

工作表是单元格的载体,由多行和多列单元格共同组成,每张工作表都有固定的单元格数量,其具体数量也与使用的版本相关。

单元格

单元格是Excel三大组成部分中最小的单位,是数据的实际载体。每一个单元格都有其地址,由其所在的行号与列号共同组成。

不同版本的工作表、单元格数量

工作表中的单元格数量与版本密切相关。Excel2003最多有65536行×255列;Excel2007、Excel2010和Excel2013均有1048576行×16384列。

前言/序言

  关于本丛书
  如今,学会使用计算机已不再是休闲娱乐的一种生活方式,在工作节奏如此快的今天,它已成为各行业人士工作中不可替代的一种工作方式。为了让更多的初学者学会计算机和相关软件的操作,经过我们精心策划和创作,“学以致用系列丛书”已在2015年年初和广大读者见面了。该丛书自上市以来,一直反响很好,而且销量突破预计。
  为了回馈广大读者,让更多的人学会使用电脑和一些常用软件的操作,时隔一年,我们对“学以致用系列丛书”进行了全新升级改版,不仅优化了版式效果,更对内容进行了全面更新,并拓展了深度,让读者能学到更多实用的技巧。
  本丛书涉及电脑基础与入门、网上开店、Office办公软件、图形图像和网页设计等方面,每《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》的内容和讲解方式都根据其特有的应用要求进行量身打造,目的是让读者真正学得会、用得好。“学以致用系列丛书”具体包括的书目如下:
  Excel高效办公入门与实战
  Excel函数和图表入门与实战
  Excel数据透视表入门与实战
  Access数据库基础及应用(第2版)
  PPT设计与制作(第2版)
  新手学开网店(第2版)
  网店装修与推广(第2版)
  Office2013入门与实战(第2版)
  新手学电脑(第2版)
  中老年人学电脑(第2版)
  电脑组装、维护与故障排除(第2版)
  电脑安全与黑客攻防(第2版)
  网页设计与制作入门与实战
  AutoCAD2016中文版入门与实战
  PhotoshopCS6平面设计入门与实战
  丛书两大特色
  本丛书主要体现了“理论知识和操作学得会,实战工作中能够用得好”的策划和创作宗旨。
  理论知识和操作学得会
  讲解上——实用为先,语言精练
  本丛书在内容挑选方面注重3个“最”——内容最实用,操作最常见,案例最典型,并且用最通俗的语言精练讲解理论知识,以提高读者的阅读和学习效率。
  外观上——单双混排,全程图解
  本丛书采用灵活的单双混排方式,主打图解式操作,并且每个操作步骤在内容和配图上均采用编号进行逐一对应,使整个操作更清晰,让读者能够轻松和快速掌握。
  结构上——布局科学,学习+提升同步进行
  本丛书每章知识的内容安排上,采取“主体知识+给你支招”的结构。其中,“主体知识”是针对当前章节涉及的所有理论知识进行讲解;“给你支招”是对本章相关知识的延伸与提升,其实用性和技巧性更强。
  信息上——栏目丰富,延展学习
  本丛书在知识讲解过程中,还穿插了各种栏目版块,如小绝招、给你支招和长知识。通过这些栏目,有效增加了《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》的知识量,扩展了读者的学习宽度,从而帮助读者掌握更多实用的技巧操作。
  实战工作中能够用得好
  本丛书在讲解过程中,采用“知识点+实例操作”的结构来讲解,为了让读者清楚涉及的知识在实际工作中的具体应用,所有的案例均来源于实际工作中的典型案例,比较有针对性。通过这种讲解方式,让读者能在真实的环境中体会知识的应用,从而达到举一反三、融会贯通的目的。
  关于《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》内容
  《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》是“学以致用系列丛书”中的《Excel高效办公入门与实战》,《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》共分为12章,主要包括Excel基础操作、数据计算、分析和管理、数据高级分析、Excel与Word协同办公和综合实践等部分,各部分的具体内容如下。
  章节介绍内容体系作用
  ?Chapter01~这部分主要是讲解Excel的基础、通过本部分的学习,用户
  Chapter05通用和必备操作,其中包括可轻松地制作和设置专业
  Excel工作环境的自定义、的商务表格
  标准表格创建、格式的设置
  以及对象的添加使用等
  Chapter06~这部分是对数据进行计算、帮助用户对表格数据进行
  Chapter08分析和管理,让复杂的计算、管理和分析
  数据计算变得简单,
  让潜在规律和问题被发现
  并直观展示帮助用户对表格
  数据进行计算、管理和分析
  Chapter09这部分属于数据的高级分析对数据进行多维透视分
  部分,其中主要内容是数据析,帮助用户发现数据的
  透视表、数据透视图以及深层规律或潜在问题
  辅助工具切片器
  Chapter10这部分主要介绍Word和Excel帮助用户轻松地对Office
  之间的数据共享和相互调用的办公组件进行数据共享与
  一些实用知识互换
  Chapter11~这部分主要是综合实例,巩固、复习和提高《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》的相关
  Chapter12将《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》的知识点有机结知识点,达到举一反
  合并串联起来,分析三的目的
  这些知识应用到实际工作中
  的情况,帮助用户巩固
  相关知识点,同时实现升
  华知识点的目的
  关于《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》特点
  特点说明
  系统全面《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》体系完善,由浅入深地对
  Excel商务办公的实用操作知识
  和技巧进行了全面讲解,通过
  基础操作、数据计算、分析和
  管理、数据高级分析、Excel
  与Word的协同办公以及综合
  实践这5大部分的学习,帮助
  读者更系统地掌握《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》的知识
  案例实用《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》为了让读者更容易学会
  使用Excel,不仅对理论知识
  配备了大量的案例操作,
  而且在案例选择上也很注重
  实用性,这些案例不单单
  是为了验证知识操作,
  也是实际工作和生活中常遇到
  的问题。通过这些案例,
  可以让读者在学会知识的同时
  解决工作和生活中的问题,
  达到双赢的目的
  拓展丰富在《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》讲解的过程中安排了
  上百个“小绝招”和“长知识”
  板块,用于对相关知识的提升和
  延展。另外,在每章的最后
  还专门增加了“给你支招”板块,
  让读者学会更多的进阶技巧,
  从而提高工作效率
  实用性强《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》不仅语言通俗易懂,
  同时结合实践工作中的应用
  来讲解知识,让读者轻松掌
  握理论知识的同时,能很好地
  将理论应用到实际工作中,
  真正做到学以致用
  关于读者对象
  《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》主要定位于想快速掌握Excel,并使用Excel进行商务办公从事行政与人事等方面工作的用户,同时还适合不同层次的办公人员、文秘、财务人员和国家公务员等。此外,《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》也适用于各类家庭用户和社会培训学员使用,或作为各大中专院校及各类电脑培训机构的教材使用。
  关于创作团队
  《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》由智云科技编著,参与《Excel高效办公入门与实战(附光盘)/学以致用系列丛书》编写的人员有邱超群、杨群、罗浩、林菊芳、马英、邱银春、罗丹丹、刘畅、林晓军、周磊、蒋明熙、甘林圣、丁颖、蒋杰、何超等,在此对大家的辛勤工作表示衷心的感谢!
  由于编者经验有限,加之时间仓促,书中难免会有疏漏和不足,恳请专家和读者不吝赐教。
  编者


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